Las empresas que trabajan para grandes clientes, acceden a centros logísticos o prestan servicios como contratistas se encuentran cada vez más con plataformas de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).
Una de ellas es CTAIMA CAE, utilizada para gestionar y controlar la documentación de empresas contratistas, trabajadores, vehículos y equipos de trabajo.
Para una empresa que no esté acostumbrada a utilizar estas plataformas, la gestión diaria puede acabar convirtiéndose en una tarea que consume muchas horas: documentos pendientes, fechas de caducidad, trabajadores sin asignar, rechazos o requisitos que no aparecen correctamente.
En esta guía explicamos cómo funciona CTAIMA CAE desde el punto de vista de una empresa contratista y qué conviene revisar para reducir incidencias.
¿Qué es CTAIMA CAE?
CTAIMA CAE es una plataforma destinada a gestionar procesos de Coordinación de Actividades Empresariales. Permite a las empresas titulares controlar la documentación y el nivel de cumplimiento de sus empresas contratistas y de los recursos asociados a cada contrato.
La documentación que una empresa debe presentar no es necesariamente idéntica para todos los clientes.
Cada empresa titular puede establecer sus propios requisitos documentales según el trabajo contratado, el centro de trabajo, los riesgos existentes o los recursos que intervienen.
Por eso, trabajar correctamente en CTAIMA no consiste simplemente en subir una serie de documentos una vez, sino en comprobar qué documentación solicita cada cliente y realizar un seguimiento continuo.
Antes de subir documentos en CTAIMA
Uno de los problemas más habituales se produce cuando una empresa entra en la plataforma y no encuentra la documentación que esperaba.
Antes de empezar a cargar archivos, conviene comprobar tres aspectos básicos:
- Que los trabajadores, vehículos o equipos estén correctamente creados.
- Que estén asociados al contrato correspondiente.
- Que los requisitos documentales estén activos para ese cliente.
Si un trabajador o vehículo no está correctamente vinculado, puede que la plataforma no genere los documentos que debe presentar.
Este punto es especialmente importante para empresas de transporte con varios conductores, vehículos o clientes.
¿Qué documentación se gestiona en CTAIMA?
La documentación puede variar según el cliente, pero normalmente se organiza en varios bloques.
Documentación de empresa
Puede incluir:
- certificados administrativos;
- seguros;
- documentación preventiva;
- evaluación de riesgos;
- documentación relacionada con Seguridad Social;
- certificados de estar al corriente de determinadas obligaciones.
Documentación de trabajadores
Entre los requisitos habituales pueden encontrarse:
- formación en prevención de riesgos laborales;
- aptitud médica;
- entrega de equipos de protección;
- documentación relativa a la relación laboral;
- otros requisitos específicos establecidos por el cliente.
Documentación de vehículos
Para empresas de transporte este apartado adquiere especial importancia.
La documentación puede incluir:
- ficha técnica;
- ITV;
- seguro;
- permiso de circulación;
- otros documentos solicitados por el cliente.
Cómo subir documentación en CTAIMA CAE
El proceso se realiza desde el área de gestión documental de la plataforma.
De forma general, hay que seleccionar el tipo de recurso, localizar el requisito solicitado y adjuntar el archivo correspondiente.
Es importante revisar correctamente las fechas de expedición y caducidad cuando sean necesarias.
También conviene comprobar que el archivo subido contiene toda la información requerida y que se encuentra en un formato legible.
Después de la carga, el documento pasa a revisión y puede quedar pendiente, validado o ser rechazado.
Por qué se rechaza documentación en CTAIMA
Un rechazo no significa necesariamente que la empresa esté incumpliendo sus obligaciones.
En muchas ocasiones, el problema se debe a errores documentales relativamente sencillos:
- documento incompleto;
- fechas incorrectas;
- archivo ilegible;
- documento asociado al trabajador o vehículo equivocado;
- requisito correspondiente a otro periodo;
- falta de alguna página;
- documentación que no cumple exactamente el criterio solicitado.
Cuando un documento aparece como inválido, es importante consultar el motivo del rechazo antes de volver a subirlo.
Reenviar el mismo archivo sin comprobar la causa únicamente retrasa la validación.
Atención a los documentos críticos
En algunas plataformas CAE existen documentos cuya falta de validación puede afectar directamente al acceso de trabajadores, vehículos o equipos a un centro de trabajo.
Por eso conviene priorizar los requisitos que puedan provocar bloqueos operativos.
Para una empresa de transporte, esto puede ser especialmente relevante cuando existe una carga, descarga o acceso programado y el conductor o el vehículo todavía tiene documentación pendiente.
Controlar CTAIMA no termina cuando el documento queda validado
Uno de los errores más frecuentes en la gestión CAE es pensar que, una vez que todos los documentos aparecen validados, el trabajo ha terminado.
Muchos documentos tienen caducidad.
Además, durante la relación comercial pueden producirse:
- nuevas incorporaciones;
- bajas de trabajadores;
- cambios de vehículo;
- renovación de seguros;
- vencimientos de ITV;
- nuevas formaciones;
- nuevos contratos o centros;
- modificaciones de requisitos por parte del cliente.
La gestión documental debe ser continua para evitar que una documentación que hoy está correctamente validada provoque una incidencia dentro de unas semanas.
CTAIMA para empresas con varios trabajadores y vehículos
Cuanto mayor es el número de trabajadores, vehículos, clientes y plataformas, más difícil resulta realizar el seguimiento manual.
Por ejemplo, una empresa puede tener 20 trabajadores, pero no necesitar que todos estén asignados a los mismos clientes.
Además, puede trabajar simultáneamente en CTAIMA, Nalanda, eCoordina o cualquier otra plataforma CAE.
En estos casos, el trabajo no consiste únicamente en almacenar documentos. Hay que controlar qué trabajador está asignado a qué contrato, qué documentación exige cada cliente y en qué estado se encuentra cada requisito.
¿Se puede externalizar la gestión de CTAIMA?
Sí.
Una empresa puede delegar en un servicio especializado las tareas administrativas relacionadas con su documentación CAE, siempre que facilite los accesos y la documentación necesaria para realizar la gestión.
En BAC Control nos encargamos de la gestión documental en plataformas CAE para empresas y autónomos, incluyendo el seguimiento de documentación de empresa, trabajadores y vehículos.
Nuestro trabajo puede incluir:
- revisión de documentación;
- subida de archivos;
- control de vencimientos;
- gestión de nuevas incorporaciones;
- revisión de rechazos;
- subsanación de incidencias;
- seguimiento periódico de la plataforma.
El objetivo es reducir el tiempo que la empresa dedica a tareas administrativas y disminuir el riesgo de que una incidencia documental afecte a su actividad.
Ventajas de externalizar la gestión documental CAE
La gestión documental en CTAIMA CAE requiere un seguimiento constante. Externalizar la gestión documental puede aportar varias ventajas:
- ahorro de tiempo administrativo;
- menor riesgo de olvidos;
- control de vencimientos;
- reducción de rechazos;
- mayor rapidez en nuevas altas;
- seguimiento constante de varias plataformas;
- mejor control documental de trabajadores y vehículos.
Para empresas pequeñas o medianas, puede resultar más eficiente contar con un servicio externo que dedicar recursos internos a revisar continuamente distintas plataformas.
Conclusión
CTAIMA CAE es una herramienta útil para controlar la documentación de empresas contratistas, pero requiere una gestión continua.
Crear correctamente los recursos, vincularlos a los contratos, controlar las caducidades y responder adecuadamente a los rechazos son tareas fundamentales para mantener la documentación en regla. En CTAIMA CAE, cada cliente puede establecer requisitos documentales diferentes.
Si tu empresa utiliza CTAIMA u otras plataformas CAE y quieres delegar su gestión, en BAC Control podemos analizar tu situación y preparar un presupuesto adaptado al número de trabajadores, vehículos y plataformas que necesites gestionar.
Solicita un diagnóstico inicial gratuito en BAC Control.
